Diese Erklärung informiert die Nutzerinnen und Nutzer der Mitarbeiter-App „HAN Team" darüber,
welche Daten wir in der App verarbeiten, zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage.
Die App richtet sich an Beschäftigte der HAN Gebäudereinigung und dient der Organisation der
täglichen Arbeit (Einsätze, Ein- und Auschecken, Arbeitszeiten, Reinigungsnachweise, Reklamationen, Material, Abwesenheiten und Nachrichten an das Büro).
1. Verantwortlicher
HAN Gebäudereinigung GmbH
Ruhrstraße 90
22761 Hamburg
E-Mail: f.oezbek@han-geb.de
2. Welche Daten wir verarbeiten
Anmeldedaten: Benutzername sowie eine anonyme Geräte-Kennung, damit die
sichere Anmeldung funktioniert und angemeldet bleibt.
Standort: Ihr Standort wird nur im Moment des Ein- und
Auscheckens erfasst, um zu bestätigen, dass Sie sich am jeweiligen Objekt befinden. Es findet
keine dauerhafte oder heimliche Standortverfolgung im Hintergrund statt.
Fotos: Von Ihnen aufgenommene oder ausgewählte Fotos als Nachweis der
erledigten Reinigung sowie bei Reklamationen (z. B. Vorher-/Nachher-Bilder).
Einsätze und Arbeitszeiten: Ihre geplanten Einsätze aus dem Einsatzplan sowie
Ein- und Auscheck-Zeitpunkte, Pausen-bereinigte Arbeitszeit und ggf. der Hinweis, dass eine Zeit geprüft wird.
Eingaben: Kommentare, Anliegen, Reklamations-Rückmeldungen, Material-Bestellungen,
Korrekturmeldungen zu Zeiten, die Sie in der App eintragen.
Nachrichten an das Büro: Text, Fotos und Dateien, die Sie im Chat an das Büro senden,
sowie die Antworten des Büros und ob eine Nachricht gelesen wurde.
Abwesenheiten: Anträge auf Urlaub, Sonderurlaub oder sonstige Abwesenheit sowie
Krankmeldungen mit Zeitraum, optionaler Notiz und – freiwillig – einem Foto des Nachweises
(z. B. Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung). Krankmeldungen sind Gesundheitsdaten; sie werden nur
zur Erfüllung arbeitsrechtlicher Pflichten verarbeitet und sind nur für berechtigte Personen im Büro einsehbar.
App-Sprache: die Sprache, in der die App auf Ihrem Gerät angezeigt wird (sie richtet sich nach der
Spracheinstellung Ihres Handys). Sie wird an unseren Server übermittelt, damit Nachrichten des Büros in Ihre Sprache
übersetzt werden können.
Mitteilungen: eine Geräte-Kennung für Push-Mitteilungen (nur wenn Sie Mitteilungen erlauben).
Technische Daten: im Fehlerfall technische Angaben (Fehlermeldung), um die
App stabil zu halten.
3. Zweck und Rechtsgrundlage
Die Verarbeitung dient der Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses und der Organisation des
Reinigungsbetriebs (Einsatzplanung, Anwesenheits- und Leistungsnachweis, Qualitätssicherung).
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Vertrags-/Arbeitsverhältnisses),
§ 26 Abs. 1 BDSG (Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses),
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem geordneten Betriebsablauf und
an Nachweisen gegenüber Kunden),
für Krankmeldungen/Nachweise: Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 3 BDSG
(Pflichten aus dem Arbeitsrecht).
4. Speicherung und Sicherheit
Die Daten werden auf einem von uns betriebenen Server in einem Rechenzentrum in Deutschland (IONOS) gespeichert. Die Übertragung
zwischen App und Server erfolgt ausschließlich verschlüsselt (HTTPS). Der Zugriff ist durch
eine persönliche Anmeldung geschützt; Fotos sind nur mit gültiger Anmeldung abrufbar.
5. Weitergabe an Dritte
Eine Weitergabe Ihrer Daten zu Werbe- oder anderen fremden Zwecken findet nicht statt.
Die Daten werden innerhalb des Betriebs zur Erfüllung der oben genannten Zwecke verwendet. Für einzelne
Funktionen werden technisch notwendige Dienstleister eingesetzt:
Server-Hosting: IONOS SE, Deutschland (Speicherung aller App-Daten, Auftragsverarbeitung).
Bus- & Bahn-Verbindungen: Nur wenn Sie in der Route „Bus/Bahn" wählen, werden Ihr
aktueller Standort und die Objektadresse ohne Namen über unseren Server an den öffentlichen Fahrplandienst
Transitous übermittelt, um Verbindungen zu berechnen.
Karten-Navigation: Wenn Sie aus der App die Navigation öffnen, öffnet sich die Karten-App Ihres
Geräts (Apple Karten bzw. Google Maps) mit der Objektadresse; dort gelten deren Datenschutzbestimmungen.
Übersetzung von Chat-Nachrichten: Damit Sie und das Büro sich auch in unterschiedlichen Sprachen
verstehen, werden Chat-Nachrichten automatisch übersetzt – aber nur, wenn Ihre App nicht auf Deutsch eingestellt
ist (Ihre Nachrichten ins Deutsche, Nachrichten des Büros in Ihre App-Sprache). Dazu wird nur der Nachrichtentext – ohne Ihren Namen und ohne Fotos oder Dateien –
über unseren Server an den KI-Dienst von Anthropic, PBC (USA) übermittelt; die Übersetzung wird bei uns zusammen
mit der Nachricht gespeichert, das Original bleibt jederzeit einsehbar. Anthropic verarbeitet die Texte als
Auftragsverarbeiter nur zur Erstellung der Übersetzung und nutzt sie nach den geltenden Vertragsbedingungen nicht zum
Training von KI-Modellen. Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage geeigneter Garantien
(EU-Standardvertragsklauseln, Art. 46 DSGVO). Bitte schreiben Sie im Chat keine Gesundheitsdaten (z. B. Diagnosen) –
Krankmeldungen bitte über „Abwesenheit" melden.
Push-Mitteilungen: Für die Zustellung von Mitteilungen wird die Geräte-Kennung über den
Dienst Expo (Expo, Inc., USA) bzw. Apple/Google weitergeleitet; es werden dabei keine Inhalte aus der App übertragen.
6. Speicherdauer
Wir speichern die Daten so lange, wie es für die genannten Zwecke und die Erfüllung gesetzlicher
Aufbewahrungspflichten erforderlich ist. Danach werden sie gelöscht.
7. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung sowie
auf Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Zudem besteht ein Beschwerderecht bei einer
Datenschutz-Aufsichtsbehörde. Wenden Sie sich dazu bitte an die oben genannte Kontaktadresse.
8. Berechtigungen der App
Standort: nur beim Ein- und Auschecken (siehe Punkt 2).
Kamera / Fotos / Dateien: zum Aufnehmen bzw. Auswählen von Nachweisfotos, Fotos und Dateien im Chat
mit dem Büro sowie Nachweisen zu Abwesenheiten – nur, wenn Sie das selbst auslösen.
Mitteilungen: für Hinweise zu Einsätzen und Aufgaben.
Sie können diese Berechtigungen jederzeit in den Einstellungen Ihres Geräts anpassen. Ohne Standortfreigabe ist keine Standortbestätigung möglich; Sie können trotzdem ein- und auschecken – der Einsatz wird dann ohne Standort vermerkt und vom Büro geprüft.